Ondanks het feit dat vele bedrijven streven naar een ‘paperless office’ blijft het kopieertoestel een veel gebruikt apparaat op kantoor. Sommige personen of zaken kan je niet elektronisch bereiken waardoor je wel een papieren versie moet afdrukken om deze verder te verdelen. Ook blijft een papieren versie meer waarde bezitten dan de elektronische variant, denk bijvoorbeeld maar aan verzekeringen en bank documenten. Een kopieermachine is dus onmisbaar, maar hoe weet je welk type bij jou past?

Wat voor type kopieermachine

Er bestaan verschillende typen al het aankomt op een kopieerapparaten. Het voornaamste onderscheidt is in het kleurenpalet. Wil je een printer die enkel afdrukt in zwart-wit of wil je een die ook in kleur kan afdrukken. Een kopieerapparaat dat enkel afdrukt in zwart-wit is een stuk goedkoper en werkt heel wat sneller dan zijn kleuren variant. Maar als u een presentatie of het logo in kleur wilt afdrukken kan dit helaas niet.
Nog een eigenschap waarmee u rekening moet houden is het volume dat het kopieertoestel moet kunnen verwerken. Is het de bedoeling dat je honderd documenten per jaar of per dag afdrukt. Een hoeveel personen zullen gebruik maken van de kopieermachine, 3 of 30?
Wat voor formaar moet het toestel kunnen afdrukken, enkel het standaard A4 formaat of ook grotere formaren zoals een A3 of A2? Als u verschillende formaten wilt afdrukken zal dat de prijs omhoog drukken.
Zorg er voor dat u een goede inschatting heeft van deze eigenschappen voor u op zoek gaat naar een kopieerapparaat.

Wat voor functies moet het kopieermachine hebben

Er zijn verschillende soorten van kopieermachines met verschillende functies op de markt elk met eigen specialiteiten geschikt voor bepaalde taken.

• De feeder: Met deze functie moet u niet elke het blad dat je wilt kopieren handmatig ingeven. Maar je geeft meteen een bundeltje in dat je wilt kopieren het toestel zal dat automatisch afdrukken. Je hoeft er dus niet naar om te kijken.
• De nieter: Deze optie laat je toe automatisch bundeltjes of boekjes te laten maken door de kopieermachine.
• De stacker: Met een stacker kan je al je gekopieerde documenten omvormen tot mooie stapeltjes. Dit is enorm handig wanneer meerder exemplaren van lijvige documenten nodig hebt.
• Extra lades: Bij een kopieermachine met meerdere lades heb je verschillende soorten papier binnen hand bereik. Hierdoor verlies je minder tijd wanneer je verschillende soorten printopdrachten moet uitvoeren.

Hoeveel zal een kopieermachine mij kosten

De kostprijs van je kopieermachine hangt af van wat je er precies van verwacht. Wil je een geavanceerd toestel dan zal de kostprijs aardig oplopen, een simpel toestel dat enkel print in zwart-wit zonder extra functies daarentegen zal zeer betaalbaar zijn.
Wanneer je dan toch een complex toestel nodig hebt in je onderneming maar je hebt niet meteen budget dan heb je ook nog een aantal opties. Zo kan je bijvoorbeeld onderhandelen met de leverancier over een aangepaste betalingsformule zodat je het toestel in schijven kan afbetalen. Wat je ook kan doen is een kopieerapparaat huren of leasen. Wanneer je een kopieerapparaat huurt of least dan zit het onderhoud en de gebruiksproducten in een vaste huurprijs gerekend.