Hoe schrijf je een goede, nette, zakelijke brief? Dat is voor veel mensen veel moeilijker dan het lijkt. Hoewel we tegenwoordig gezegend zijn met computers, mooie lettertypes, en een goede spellingcheck, is het nog steeds voor veel mensen een uitdaging om een goede, nette zakelijke brief te schrijven. Want er komt veel meer bij kijken dan een net handschrift en op correcte wijze geschreven woorden. Want zelfs met een spellingcheck kan je de opzet van een zin of woord verkeerd typen. Dus hoe pak je dit nou aan?

Begin een zakelijke brief altijd met uw algemene gegevens. Schrijft u vanuit een bedrijf? Geef dan altijd alle gegevens en het adres weer aan de bovenkant van uw brief. Vervolgens maakt u gebruik van twee enters en zet u de naam en het adres van de geadresseerde in de brief. Vervolgens gebruikt u weer twee enters en zet u de plaatsnaam van waar uit u de brief opstelt en de datum waarop u de brief opstelt er in. Dit kan worden vervolgd door een witregel en een regel met: Betreft: onderwerp brief. De brief moet vervolgens worden voorzien van 3 witregels en op de vierde witregel plaats u een passende aanhef. Meestal zal dit Geachte mevrouw of meneer zijn. In het middenstuk vertelt u wat u wilt zeggen. Deel deze tekst wel op in logische alinea’s. U sluit de brief af met een passende afsluiting zoals “Met vriendeijke groet”of “Hartelijke Groet,” en vervolgens uw naam en handtekening. Indien u de brief met de post verzend is het het slimst om deze te verzenden in een langwerpige enveloppe welke net zo breed is als het a4’tje. Indien u de brief via een email wilt verzenden kunt u het beste de brief in een bijlage stoppen en als PDF meesturen. Kijk voor meer informatie over het opstellen van een zakelijke brief op http://cambiumned.nl/brief.htm

Bent u ook begonnen met een nieuw bedrijfje en zoekt u een goed voorbeeld voor het opstellen van een offerte. Er is een aantal belangrijke zaken waar u op moet letten bij het opstellen van een voorbeeldofferte. Allereerst dient een offerte er gestructureerd en verzorgd uit te zien. Daarnaast mag een offerte absoluut geen spelfouten bevatten. Er moet altijd duidelijk worden aangegeven waarvoor de offerte bedoeld is, welk artikel of productnummer het betreft, en aan wie de offerte bedoeld is. Vergeet niet om links bovenin uw plaatsnaam en datum te plaatsen. Normaliter wordt er aan de rechterkant van de offerte verschillende informatie gegeven over uw eigen bedrijf. Denk hierbij aan de bedrijfsnaam, het adres met postcode en plaats, uw email, fax, en telefoonnummer, maar ook uw Kamer van Koophandel nummer en BTW nummer. Daaronder kunt u dan uw bankrekeningnummer en niet te vergeten uw IBAN nummer noteren. Vergeet niet om onder aan de pagina paginanummers toe te voegen en iedere pagina te voorzien van een handtekening. Zorg er voor dat u gebruik maakt van een leesbaar lettertype en een mooie opmaak.

Een van de belangrijkste dingen om te vermelden in de offerte is het geven van een datum waarvoor de klant/cliënt moet reageren om in te gaan op het aanbod van de offerte. Indien u prijzen hanteert die fluctueren kunt u het beste onder aan de bladzijde vermelden tot wanneer deze prijzen en deze offerte geldig is. Vaak wordt hiervoor een maand doorgegeven. Zet onderaan de pagina naast uw handtekening ook nog even uw naam en de plaats van ondertekening. Als u de offerte per post verstuurd kunt u dit het beste doen in een langwerpige enveloppe met de lengte van een a4’tje. Indien u de offerte per mail verstuurd moet u er voor zorgen dat u een toepassend onderwerp toevoegt aan de email. Kijk voor meer informatie op http://freelancen.eu/informatie/zelfstandig-ondernemen/offerte/offerte-voorbeeld/